Embedded Files
Guarda, organiza y comparte contratos sin archivos adjuntos pesados.
Sube y convierte (Word vs. Google Docs)
Sube y convierte (Word vs. Google Docs)
Tienes dos formas de guardar archivos: como "caja fuerte" (subir PDF/Excel) o como "espacio de trabajo" (Crear Google Docs).
El consejo de BX: Si subes un archivo de Word (.docx) y quieres editarlo, Google Drive te permitirá hacerlo, pero te sugerimos guardarlo como Documento de Google.
¿Por qué? Porque los Documentos de Google se guardan solos cada segundo (adiós al miedo de "se fue la luz y perdí todo") y permiten colaborar en tiempo real.
Deja de adjuntar archivos (El arte de compartir)
Deja de adjuntar archivos (El arte de compartir)
Enviar archivos adjuntos por correo crea versiones infinitas (contrato_final_v3_revisado.pdf). Mejor envía un enlace.
La Regla de Oro de los Permisos: Al dar clic en el botón azul "Compartir", elige con cuidado el rol:
👀 Lector: Solo pueden ver. Ideal para enviar cotizaciones o propuestas a clientes (no pueden borrar ni cambiar nada).
💬 Comentador: Pueden poner notas al margen ("Cambia este precio", "Me gusta esto") pero no pueden modificar el texto original. Ideal para revisiones con clientes.
✏️ Editor: Tienen control total. Pueden borrar todo. Úsalo solo con socios o equipo de mucha confianza.
Trabaja sin Internet (Modo Offline)
Trabaja sin Internet (Modo Offline)
¿Vas en un avión o te falló el Wi-Fi? Puedes seguir trabajando.
Configúralo antes de salir
Configúralo antes de salir
Ve a drive.google.com.
Clic en la tuerca ⚙️ (Configuración).
Marca la casilla "Sin conexión".
Ahora, aunque no tengas internet, podrás abrir y editar tus documentos recientes. Cuando te conectes de nuevo, se subirán los cambios automáticamente.
Orden visual (Colores)
Orden visual (Colores)
No tengas un mar de carpetas grises. Usa código de colores para encontrar todo rápido.
Tip Rápido:
Haz clic derecho sobre una carpeta (ej: "Facturas").
Selecciona "Organizar" > "Color de la carpeta".
Usa Rojo para pendientes urgentes, Verde para finanzas y Azul para clientes. Tu cerebro lo procesará más rápido.
¿Tu empresa está creciendo?
¿Tu empresa está creciendo?
Cuando tienes empleados, compartir desde "Mi Unidad" es peligroso porque si el empleado se va, se lleva sus archivos.
Aprende a configurar Unidades Compartidas (Shared Drives) y permisos de seguridad avanzados para proteger la propiedad intelectual de tu negocio.
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